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印章电子化 用印自动化

    2019-04-11

  点睛之笔:通过全面精简实体印章、推行电子印章、推广使用用印机等电子机具,开展印章管理改革,有效降低印章被盗用、滥用风险。 

  印章管理作为金融行业性管理难题,一直以来受到监管机构及各家银行的高度重视,近两年来更是成为风险防控领域的主题词。“为何用、何时用、谁在用、在哪用”等四个关键要素,决定了印章使用、保管、交接等环节的风险难以彻底控制。仅靠制度规范、监督检查等常规管理手段,难以有效控制违规用印、随意用印等风险,为违法违规使用印章提供了操作空间。 

  为解决这一问题,邮储银行提出以图像处理及物联网技术为抓手,采用系统审核、远程监控等手段,全面精简实体印章、推行电子印章,推广使用用印机等电子机具,开展印章管理改革。 

  邮储银行通过两种新型业务用印流程构建新的印章管理体系。一是电子化用印,即业务办理后直接在单据上打印业务验证码及电子印章;二是自动化用印,即配备柜面用印机,业务办理后在单据上打印业务验证码,然后放入柜面用印机,经过识别验证后,驱动用印机中放置的实物印章,进行盖章。新的印章管理体系中,所有的用印都以真实业务背景为依据,利用物联网等技术,以电子图形印章替代实物印章,实现印章管理的全流程控制。 

  在构建新的印章管理体系时,充分考虑现有法律法规要求和客户服务需要,保留部分必需的实物印章,并根据印章的重要程度、用印凭证及场景,分别设计不同的用印方式和实现形式,以满足不同客户和业务的用印需求。 

  尽量减少用印。针对全行统一及监管要求的业务印章种类,就其使用情况进行全面梳理,取消3种业务印章,限定业务印章原则上仅在对外部提供的单据或合同协议上加盖,对不涉及客户的业务处理,仅涉及行内流转的单据、凭证,取消业务用印需求,用签名替代,并采取签名备案的方式降低风险。 

  尽可能应用图像处理技术打印电子化图形印章取代实物印章。此次印章管理改革优先实施电子化图像印章替代人工手动加盖印章,可以使用黑色电子图形印章的,通过对业务系统进行改造,全部用电子化用印方式替代。基于业务系统的真实交易驱动,根据关键业务要素生成业务验证码,交易成功后随交易凭证打印,同步在凭证上打印电子图形印章,并记录相关的用印日志。业务验证码的引入,确保了用印真实性的可追溯,确保了一旦发生印章管理相关风险事件,可通过业务验证码追溯至该次用印操作的时间、地点、人员、交易等信息,为法律责任认定提供有力依据。同时,也为客户提供了全新的业务认证方式,让客户知道怎么辨别印章真伪,对内部人员违规套打印章行为形成震慑作用,从而进一步防范风险。 

  难以取消的实物印章纳入用印机设备管理,由系统控制自动加盖。对于必须加盖红色印章的事项,将实物印章安装在用印机中,用印机使用机械锁与电子锁双重控制,一方面仅用实物钥匙无法打开用印机;另一方面未经后台授权解锁电子锁,前台也不能强行取出印章,由此实现“人章隔离”,防止印章被盗或丢失。并且,用印机设备与业务系统对接,实物印章加盖过程由系统判断和控制,判断置入用印机中的凭证实物与业务系统记录一致后,自动驱动用印机内对应印章种类的卡槽,在业务凭证上加盖正确的实物印章。对于每一笔实物印章加盖,用印机也将对用印前后的凭证进行拍照存档,可随时调阅,保证每一次盖章都有迹可循。 

  随着全新印章管理体系的建成,邮储银行绝大多数业务都采用了电子图形印章替代传统的实物印章,近4万个网点、多达10万多枚业务专用章缩减到0.5万枚以下。 

 (来源:中国邮政网) 

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